Glossaire des termes clés

Accord

Un accord, c’est l'enveloppe qui regroupe tous les documents liés à un même projet ou relation contractuelle. On y retrouve le contrat principal, ses avenants, et les annexes associées. L’avantage ? Une fiche synthétique unique, qui vous donne la vue d’ensemble sans devoir relire chaque document séparément. Vous voyez d’un coup d’œil ce que chaque avenant modifie dans le contrat initial. Et si vos permissions le permettent, vous pouvez personnaliser les champs, mettre à jour des infos ou ajouter de nouveaux documents.

Alertes

Contact

Les contacts regroupent toutes les personnes et organisations liées à vos contrats. Ils peuvent être rattachés aussi bien à vos entités internes qu’à vos partenaires externes, afin de centraliser les parties prenantes, simplifier leur gestion et assurer un suivi fiable.

Contrathèque

La contrathèque vous permet de centraliser tous vos contrats, de les retrouver facilement et d’en analyser les données pour mieux anticiper vos échéances et maîtriser vos risques.

Contrepartie

Une contrepartie désigne toute entreprise externe à votre organisation : client, partenaire, fournisseur, prestataire… Formality les regroupe pour vous permettre de visualiser, en un clin d’œil, toutes vos relations contractuelles avec chacune d’elles. Vous pouvez ainsi voir l’historique, les documents partagés et les engagements en cours, le tout centralisé au même endroit.

Échéance

Une échéance concerne une date clé liée à un accord, comme une date de renouvellement, de résiliation ou de révision tarifaire. Les échéances peuvent déclencher des rappels ou des workflows automatiques.

Entité

Une entité représente l’une de vos structures internes : société mère, filiale, société de gestion d’actifs (assetco), etc. C’est votre organigramme légal et opérationnel dans Formality. Vous les créez, vous les organisez, et vous gardez la main sur toutes leurs informations. Cela facilite la gestion de vos portefeuilles et l’attribution claire des accords à la bonne structure.

Modèles

Les modèles sont des trames standardisées de documents créées dans Formality. Ils vous permettent de générer rapidement des contrats cohérents, adaptés à vos besoins récurrents, tout en garantissant conformité juridique et gain de temps.

Groupe

Les groupes permettent de gérer les droits d’accès dans Formality. En organisant vos utilisateur·rice·s par équipe ou par rôle (juridique, finance, direction, gestion d’actifs…), vous décidez qui peut consulter, modifier ou partager les contrats et documents.

Vue

Les vues sont des filtres appliqués à votre contrathèque. Elles vous permettent de créer des regroupements personnalisés — par géographie, projet ou tout autre besoin récurrent — pour accéder rapidement aux contrats qui vous concernent.

Workflow

Un workflow est une suite de tâches déjà prêtes, qui se déclenchent automatiquement à des moments précis, par exemple avant ou après une échéance de l’accord. Chaque étape est attribuée à la bonne équipe, ce qui garantit que rien ne tombe dans l’oubli. Si vous êtes administrateur·rice, vous pouvez créer, ajuster ou supprimer ces workflows pour qu’ils collent parfaitement à votre organisation.