Bonnes pratiques : droits sur les Accords
En tant qu’Asset Manager, vous devez garder la main sur vos contrats stratégiques : baux, contrats de maintenance, concessions ou partenariats opérationnels. Les droits sur les Accords vous permettent de contrôler précisément qui peut consulter, modifier ou gérer ces documents, afin de sécuriser vos actifs et d’éviter toute perte de visibilité.
Attribuez les bons droits dès la création d’un Accord
Sélectionnez un groupe gestionnaire pour assurer le suivi de l’Accord (ex. : équipe juridique interne).
Les autres groupes ou utilisateur·rice·s peuvent recevoir :
Lecture : consulter les clauses (utile pour vos équipes opérationnelles ou techniques).
Contribution : modifier certaines informations (ex. : compléter les données financières liées au contrat).
Gestion : piloter l’Accord dans son ensemble, partager ou supprimer des documents.
➡️ Lorsqu’un utilisateur appartient à plusieurs groupes, il bénéficie automatiquement du niveau de droit le plus élevé.
Contrôlez l’accès aux contreparties
Pour qu’un groupe ou un utilisateur accède à un Accord, il doit au minimum avoir un droit de Lecture sur toutes les contreparties associées (ex. : bailleur, exploitant, fournisseur).
Les permissions par défaut sont générées automatiquement selon les accès déjà existants, mais vous pouvez les ajuster manuellement pour limiter la diffusion d’informations sensibles.
Assurez la confidentialité de vos contrats stratégiques
Pour sécuriser un Accord important (ex. : contrat d’exploitation d’une infrastructure critique) :
Réduisez le nombre de groupes ayant accès à l’Accord.
Nommez un seul groupe gestionnaire.
Ajoutez, si besoin, uniquement quelques utilisateur·rice·s clés au lieu de créer un groupe spécifique.
Gardez la maîtrise
Un Accord ne peut pas exister sans au moins un groupe gestionnaire.
Les administrateurs peuvent retirer des droits à un groupe, sauf si ce groupe est propriétaire de l’Accord.
La personne qui crée un Accord reçoit toujours des droits de Gestion par défaut.
En définissant clairement qui peut voir et modifier vos Accords, vous réduisez les risques d’erreur, gardez le contrôle sur vos renouvellements et assurez une gestion fluide de vos contrats, même sur des portefeuilles complexes.
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