Intégration SharePoint

Formality importe et enrichit automatiquement vos fichiers SharePoint pour que vos documents restent à jour, au même endroit, sans chargement manuel.

Formality se connecte à votre site SharePoint pour centraliser automatiquement vos fichiers PDF et les relier à vos contrats, entités et contreparties.

Fini les imports manuels et les documents hors contexte : chaque fichier reste rattaché à son origine et devient immédiatement exploitable par vos équipes.

Seul·e un·e administrateur·rice de l’espace de travail peut activer l'intégration SharePoint.

Prérequis

• Disposer d’un compte administrateur Microsoft 365

• Avoir connecté votre tenant Microsoft à Formality

• Avoir accès au site SharePoint que vous souhaitez connecter

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Pourquoi connecter SharePoint à Formality ?

Vos documents sont déjà organisés dans SharePoint. Formality s’y connecte pour :

• Centraliser automatiquement vos fichiers PDF dans Formality, liés à leurs contrats, entités ou actifs

• Conserver le contexte et les métadonnées d’origine, pour toujours savoir d’où vient un document

• Éviter les doublons et les imports manuels, tout en gardant chaque version à jour

• Vous permettre de piloter vos obligations post-signature sans changer vos habitudes de travail

En résumé : SharePoint reste votre source, Formality devient votre référentiel exploitable.

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Comment fonctionne l’intégration ?

⏱ Synchronisation horaire

Toutes les heures, Formality détecte les nouveaux fichiers PDF ajoutés sur le site SharePoint connecté et les importe automatiquement dans votre espace de travail.

📁 Structure des dossiers conservée

Les fichiers importés conservent leur arborescence d’origine, afin de respecter la logique déjà utilisée par vos équipes.

🔄 Mises à jour automatiques

Lorsqu’un fichier PDF est modifié ou remplacé dans SharePoint, la version mise à jour est automatiquement synchronisée dans Formality. Vous accédez toujours à la dernière version, sans action manuelle.

🗑 Suppression sans impact

Vous pouvez supprimer un document dans Formality sans affecter le fichier original stocké dans SharePoint.

🧩 Types de fichiers pris en charge

✅ Fichiers .pdf

❌ Tous les autres formats sont ignorés, afin de garantir la cohérence des données

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Connecter SharePoint à Formality

1

Connectez-vous à votre compte Formality

Lien vers la page de connexion

2

Accédez au Hub d’intégrations

3

Vérifiez que votre tenant Microsoft est connecté

Si le statut "Connecté", suivez les étapes indiquées.

4

Sélectionnez SharePoint

5

Cliquez sur Se connecter

Selon les paramètres de votre organisation, un accès administrateur peut être requis

6

Suivez les instructions à l’écran pour autoriser l’accès

Sélectionnez le site SharePoint à connecter :

7

✔️ C'est fait !

Une fois la connexion validée :

• Tous les fichiers PDF existants du site sélectionné sont importés

• Les nouveaux fichiers ajoutés par la suite sont synchronisés automatiquement

• Le site est synchronisé toutes les heures

Vous pouvez également lancer une synchronisation manuelle à tout moment en cliquant sur Synchroniser maintenant :

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Traiter les documents importés

Rendez-vous dans l’onglet Traitement de documents :

Un nouvel onglet apparaît avec les fichiers synchronisés depuis SharePoint. Vous pouvez alors :

• Analyser les documents

• Les relier à vos contrats, entités ou contreparties

• Les ajouter à votre référentiel Formality

Bonnes pratiques

Une intégration efficace repose sur une organisation claire :

• Vérifiez que la structure de vos dossiers correspond à vos usages (client, fournisseur, site, actif…)

• Harmonisez la nomenclature des fichiers et dossiers entre les équipes

• Assurez-vous que les droits d’accès SharePoint reflètent les usages réels

Une bonne structure côté SharePoint = un référentiel propre et exploitable côté Formality.