Intégration SharePoint

Formality importe et enrichit automatiquement vos fichiers SharePoint pour que vos documents restent à jour, au même endroit, sans chargement manuel.

Formality connecte votre site SharePoint pour centraliser automatiquement vos fichiers PDF et les relier à vos contrats, entités et contreparties. Plus de recherche manuelle : chaque document garde son contexte et devient immédiatement exploitable par vos équipes.

Seul·e un·e administrateur·rice de l’espace de travail peut activer l'intégration SharePoint.

Prérequis

• Disposer d’un compte administrateur Microsoft 365

• Avoir accès au site SharePoint à connecter

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Pourquoi connecter SharePoint à Formality

Vos documents sont déjà structurés dans SharePoint. Formality s’y connecte pour :

• Centraliser automatiquement vos fichiers dans Formality, reliés à leurs contrats, entités ou actifs

• Conserver le contexte et les métadonnées d’origine, pour toujours savoir d’où vient un document

• Éviter les doublons et les imports manuels, tout en gardant chaque version à jour

Vous gardez la maîtrise de vos obligations post-signature, sans changer vos habitudes de travail.

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Comment fonctionne l’intégration

⏱ Synchronisation horaire

Toutes les heures, Formality détecte les nouveaux fichiers PDF publiés dans le site SharePoint connecté et les importe automatiquement dans votre espace de travail.

📁 Structure des dossiers

Les fichiers importés conservent leur arborescence d’origine pour préserver la logique utilisée par vos équipes.

🔄 Mises à jour continues

Lorsqu’un fichier PDF est modifié ou remplacé dans SharePoint, la version mise à jour est automatiquement synchronisée dans Formality. Vous accédez toujours à la dernière version, sans aucune action manuelle.

🗑 Suppression sélective

Vous pouvez supprimer un document importé depuis Formality sans affecter le fichier original sur SharePoint.

🧩 Types de fichiers pris en charge

Seuls les fichiers .pdf sont importés. Les autres formats sont ignorés pour garantir la cohérence de vos données.

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Connecter SharePoint à Formality

1

Connectez-vous à votre compte Formality

2

Rendez-vous dans le Hub d’intégrations

3

Sélectionnez SharePoint

4

Cliquez sur Connecter votre site SharePoint

5

Suivez les instructions à l’écran pour autoriser l’accès à votre espace SharePoint

Une fois la connexion validée, Formality commencera à importer automatiquement tous les fichiers PDF présents sur le site sélectionné ainsi que les nouveaux fichiers ajoutés par la suite.

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Bonnes pratiques

Une bonne intégration repose sur une nomenclature claire et des droits bien définis.

• Vérifiez que la structure de vos dossiers correspond à vos usages (client, fournisseur, site, etc.)

• Assurez-vous que la nomenclature est cohérente entre les équipes