Collaborer entre équipes sur Formality

Guide pratique pour comprendre les fonctionnalités qui permettent aux équipes de mieux collaborer autour des actifs.

Entre les mails, les tableurs, les dossiers partagés et les logiciels métiers, chaque équipe gère souvent les contrats à sa manière. Résultat : l’information est éparpillée, les échanges se perdent et les doublons s’accumulent. Avec Formality, tout le monde travaille enfin sur la même source de vérité.

📝 Notes internes

• Où ? Sur la fiche d’un Accord, d’une Entité ou d’une Contrepartie.

• Pourquoi ? Pour partager un contexte, une remarque ou une consigne entre collègues uniquement.

Exemple : un·e Asset Manager écrit “Ce locataire a déjà demandé un échelonnement de paiement l’an dernier, à garder en tête” pour que l’équipe Finance en tienne compte.

Résultat : fini les Post-it et les mails introuvables, l’info reste attachée directement au contrat.

Découvrez plus d'informations à propos des notes internes.

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🔒 Permissions précises

• Principe : chaque document est partagé avec les bons groupes (Juridique, Finance, Opérations…).

• Avantage : chacun accède à ce qu’il doit voir, pas plus.

Résultat : un partage sécurisé, simple, avec une traçabilité claire de qui a vu quoi.

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⏰ Rappels & alertes

• Automatiques : créés lors de l’import d’un contrat pour suivre les échéances (renouvellements, dates de fin, obligations…).

• Ad hoc : ajoutés à tout moment, pour soi ou pour une équipe.

Exemples :

• 3 mois avant la fin d’un bail, le groupe Opérations reçoit un rappel pour préparer la renégociation, et Finance une alerte budgétaire.

• Après une réunion interne, un·e juriste se programme un rappel personnel pour relire une clause sensible.

Résultat : plus de dates oubliées, plus de suivis qui tombent entre les mailles du filet.

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📑 Modèles validés par le juridique

• Où ? Dans la bibliothèque de modèles de Formality.

• Avantage : toujours la dernière version validée, avec sa date de mise à jour visible.

• Comment ça marche ?

  1. Choisissez le type de contrat (NDA, bail, prestation de services…).

  2. Sélectionnez les entités : leurs coordonnées légales sont préremplies.

  3. Remplissez seulement les champs variables (montant, durée, contrepartie).

👉 Résultat : plus de temps perdu à chercher “le bon modèle”, plus d’erreurs dans les coordonnées. Tout est prêt à signer.

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🚀 En résumé

Avec ses notes internes, ses permissions ciblées, ses rappels intelligents et ses modèles validés, Formality met fin au travail en silo. Chaque équipe collabore sur une base unique, claire et sécurisée : vos contrats deviennent enfin un processus collectif, du premier brouillon au renouvellement.