Bonnes pratiques avec l'Assistant
Introduction
Vous gérez au quotidien une grande quantité de contrats et de documents réglementaires (baux, concessions, certificats, KBIS…). L’Assistant de Formality vous permet de poser vos questions en langage naturel et d’obtenir rapidement des réponses à partir des documents stockés dans votre espace de travail, sans avoir à tout relire.
➡️ Résultat : vous gagnez du temps et gardez le contrôle sur vos actifs et obligations.
Comment obtenir des réponses fiables
Soyez précis dans vos questions Plus votre requête est claire, plus l’Assistant trouve vite l’information.
« Bail »
« Montre-moi le bail commercial signé en 2022 pour l’immeuble Rivoli »
« Contrat fournisseur »
« Donne-moi le contrat de maintenance ascenseurs signé avec Otis en 2023 »
« Concession »
« Quelle est la durée de la concession attribuée à Vinci pour le parking de Lyon ? »
« Assurance »
« Trouve-moi le dernier certificat d’assurance incendie de la tour Horizon »
« KBIS »
« Montre-moi l’extrait KBIS de notre filiale gestionnaire du centre commercial Alpha »
Ouvrez un nouveau fil de discussion quand vous changez de sujet Exemple : si vous passez d’un bail commercial à une concession d’infrastructure, créez une nouvelle conversation pour que l’Assistant reste concentré sur le bon périmètre.
Vérifiez que l’Assistant lit bien le document Une bonne réponse commence par :
« Based on your question, I am now reviewing the document… »
Sinon, reformulez en citant le document précis :
« Dans le document Contrat de maintenance – Immeuble Rivoli, quelle est la durée initiale ? »
Reformulez si la réponse est vague Si la réponse ne vous satisfait pas, reposez la question en ajoutant du contexte (nom de l'actif, contrepartie, année de signature, type de contrat...).
Limites actuelles
L’Assistant ne peut pas encore comparer plusieurs documents dans une seule question (ex. : mettre en parallèle deux baux commerciaux ou comparer deux contrats de maintenance énergétique). Cette évolution est prévue. 🚀 Suivez nos nouveautés pour être à jour sur nos dernières évolutions !
👉 En posant vos questions de manière précise et ciblée, vous exploitez tout le potentiel de l’Assistant Q&A pour piloter vos actifs immobiliers et infrastructures, sans perdre de temps dans vos dossiers.
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