Suivre les échéances de mes Accords
Apprenez à suivre facilement les échéances de vos Accords dans Formality et à configurer des rappels automatiques pour ne jamais manquer un renouvellement.
Suivre les échéances de mes Accords
La gestion des échéances est un enjeu majeur dans la gestion des actifs : un bail oublié ou un contrat fournisseur non renouvelé peut avoir des conséquences financières et opérationnelles importantes.
Avec Formality, vous visualisez d’un coup d’œil les prochaines échéances de vos Accords et vous configurez des workflows de rappel pour être averti·e au bon moment, par Teams, Slack ou email. Vous gardez ainsi le contrôle, sans avoir à multiplier les fichiers Excel ou les rappels manuels.
Où voir les échéances ?
Dans la Contrathèque, la colonne Statut vous indique l’état de chaque Accord :
Prochaine échéance dans X mois/jours
Expiré
Planifié
Passez simplement votre souris sur le statut pour obtenir le détail :
Comment sont détectées les échéances ?
Dès que vous ajoutez un document (contrat principal, avenant ou annexe), Formality identifie automatiquement les dates clés :
Date de signature
Date de début / fin
Date de renouvellement
Ces informations alimentent les rappels et workflows associés.
Activer un workflow de renouvellement
À partir de la date de renouvellement, vous pouvez :
Créer un workflow de renouvellement au moment de l’ajout de l’Accord.
Exemple : prévoir un rappel 6 mois avant l’expiration d’un bail commercial pour lancer les discussions de renouvellement.
Une notification sera envoyée aux personnes concernées, via Teams ou Slack, avec un email de rappel en sécurité pour centraliser l’information.
Rappels automatiques
Le système vous alerte en temps réel :
Tâches à réaliser ou en retard : le responsable reçoit une notification.
Changement d’assignation : l’ancien et le nouveau responsable sont informés.
Workflow terminé ou rejeté : le manager du groupe reçoit une alerte pour valider ou redémarrer un processus.
Échéances à venir : un email mensuel liste les Accords qui nécessitent votre attention (renouvellements à 30 ou 60 jours).
Exemple
Un contrat de maintenance pour un site à la Rochelle arrive à échéance.
Formality vous avertit 3 mois avant par Slack/Teams
Vous recevez un email listant ce contrat et ses conditions de renouvellement
Un workflow est déclenché pour vous laisser le temps de comparer les prestataires avant reconduction
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