Suivre les échéances de mes Accords

Apprenez à suivre facilement les échéances de vos Accords dans Formality et à configurer des rappels automatiques pour ne jamais manquer un renouvellement.

Suivre les échéances de mes Accords

La gestion des échéances est un enjeu majeur dans la gestion des actifs : un bail oublié ou un contrat fournisseur non renouvelé peut avoir des conséquences financières et opérationnelles importantes.

Avec Formality, vous visualisez d’un coup d’œil les prochaines échéances de vos Accords et vous configurez des workflows de rappel pour être averti·e au bon moment, par Teams, Slack ou email. Vous gardez ainsi le contrôle, sans avoir à multiplier les fichiers Excel ou les rappels manuels.

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Où voir les échéances ?

Dans la Contrathèque, la colonne Statut vous indique l’état de chaque Accord :

• Prochaine échéance dans X mois/jours

• Expiré

• Planifié

Passez simplement votre souris sur le statut pour obtenir le détail :

Comment sont détectées les échéances ?

Dès que vous ajoutez un document (contrat principal, avenant ou annexe), Formality identifie automatiquement les dates clés :

• Date de signature

• Date de début / fin

• Date de renouvellement

Ces informations alimentent les rappels et workflows associés.

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Activer un workflow de renouvellement

À partir de la date de renouvellement, vous pouvez :

1. Créer un workflow de renouvellement au moment de l’ajout de l’Accord.

Exemple : prévoir un rappel 6 mois avant l’expiration d’un bail commercial pour lancer les discussions de renouvellement.

1. Une notification sera envoyée aux personnes concernées, via Teams ou Slack, avec un email de rappel en sécurité pour centraliser l’information.

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Rappels automatiques

Le système vous alerte en temps réel :

• Tâches à réaliser ou en retard : le responsable reçoit une notification.

• Changement d’assignation : l’ancien et le nouveau responsable sont informés.

• Workflow terminé ou rejeté : le manager du groupe reçoit une alerte pour valider ou redémarrer un processus.

• Échéances à venir : un email mensuel liste les Accords qui nécessitent votre attention (renouvellements à 30 ou 60 jours).

Les messages instantanés (Teams/Slack) servent au suivi quotidien, et les emails restent la source officielle et archivée pour vos alertes.

Exemple

Un contrat de maintenance pour un site à la Rochelle arrive à échéance.

• Formality vous avertit 3 mois avant par Slack/Teams

• Vous recevez un email listant ce contrat et ses conditions de renouvellement

• Un workflow est déclenché pour vous laisser le temps de comparer les prestataires avant reconduction

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