Intégration Docusign

Profitez de processus efficaces, fiables et conformes grâce à l’import automatique de contrats signés et à la validation des métadonnées !

L’intégration Docusign & Formality permet de centraliser automatiquement les contrats signés dans votre espace Formality, sans action manuelle après la signature.

Une fois connectée, Formality détecte les enveloppes Docusign finalisées et importe les documents correspondants, afin qu’ils puissent être analysés, classés et suivis immédiatement.

Prérequis

• Un compte administrateur sur Formality

• Un compte administrateur sur Docusign

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Comment fonctionne l’import des documents

Formality se synchronise automatiquement avec Docusign selon le principe suivant :

1. Un document est signé dans Docusign

2. L’enveloppe passe au statut finalisée

3. Formality détecte l’enveloppe lors de la synchronisation

4. Les documents sont importés dans l’espace Formality associé

Fréquence de synchronisation

• La synchronisation est effectuée toutes les heures

• Lors de la première connexion, les documents signés au cours des 24 dernières heures sont également importés

Un contrat est apparu dans votre espace Formality mais vous ne souhaitez pas le conserver ? Supprimez-le directement via le menu ⋮ dans les options du document.

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Contenu importé dans Formality

Pour chaque enveloppe Docusign finalisée, Formality importe :

• Le ou les documents signés

• Le certificat de finalisation (audit trail)

Si une enveloppe contient plusieurs documents :

• Chaque document est importé séparément

• Chaque fichier dispose de son propre certificat

Un document importé peut être supprimé à tout moment depuis le menu ⋮ du document.

Connecter Docusign à Formality

1

Connectez-vous à votre compte Formality

2

Accédez au Hub d'intégrations

Sélectionnez Docusign

3

Connectez les deux comptes

Cliquez sur Connecter votre espace Docusign en tant qu’administrateur, puis suivez les instructions affichées à l’écran:

4

Validez la connection

Une fois la connexion établie, l’import automatique démarre selon la configuration définie.

Filtrer les documents importés : liste de blocage

Formality permet de limiter les documents importés grâce à une liste de blocage.

Principe

• Vous définissez des adresses email à exclure

• Si au moins un participant de l’enveloppe utilise une adresse présente dans la liste, le document n’est pas importé

Les participants pris en compte sont :

• l’expéditeur·rice de l’enveloppe

• les signataires

• les destinataires copie carbone

Configuration

1. Ouvrez le Hub d’intégrations

2. Cliquez sur Docusign

3. Renseignez les adresses email dans la section Liste de blocage

Cette fonctionnalité est utile pour exclure des documents non contractuels (RH, signatures personnelles, envois automatisés).

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Utilisation des destinataires copie carbone

Docusign permet d’ajouter des destinataires copie carbone, qui reçoivent automatiquement une copie du document une fois signé.

Vous pouvez exploiter cette fonctionnalité pour maîtriser l’import dans Formality.

Exemple

Créer une adresse dédiée, par exemple : [email protected]

Fonctionnement

• L’adresse est ajoutée comme destinataire copie carbone dans Docusign

• Elle reçoit une copie du document signé

• Formality reconnaît cette adresse lors de la synchronisation et importe le document

Cas d’usage

• Importer les documents même lorsque les signataires ou l’expéditeur sont externes

• Centraliser les contrats sans modifier les pratiques des équipes

• Définir un point d’entrée unique pour les documents destinés à Formality

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Origine des documents

Chaque document importé affiche un symbole indiquant sa source :

• ✍️ Docusign pour les documents signés et transférés automatiquement,

• 📂 Formality pour un import direct sur la plateforme,

• 🔗 Autres intégrations (par ex. Outlook, HubSpot, Universign) selon le connecteur utilisé.

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FAQ

Qui peut voir les documents importés ?

Seuls les admins peuvent accéder aux documents importés via Docusign, ainsi qu’au nom de l’utilisateur·rice signataire de l’enveloppe.

Aucun·e autre utilisateur·rice n’a accès à ces fichiers dans la boîte de réception.

Puis-je utiliser plusieurs outils de signature en parallèle ?

Oui. Vous pouvez connecter plusieurs solutions de signature électronique et choisir, pour chaque envoi, le prestataire de signature adapté (DocuSign, Universign ou autre). Les icônes restent distincts pour faciliter le suivi.