Structurer vos Accords avec les catégories, sections & champs

Structurer vos accords avec les catégories, sections et champs

Introduction

Cet article vous guide dans la configuration des Propriétés pour structurer concrètement vos accords dans Formality.

Ici, on passe à l’action : vous allez définir comment les fiches synthétiques sont organisées, quelles données sont visibles, et pour quels types d’accords.

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Pré-requis

Avant de commencer, assurez-vous que :

• vous disposez des droits Admin sur votre workspace ;

• vous avez accès au Studio des accords ;

• vous avez identifié les types d’accords que vous gérez (bail, DPA, garantie, etc.).

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Structurer vos accords avec les catégories

Les catégories d’accords définissent la nature des accords et leur classification.

• Elles sont organisées en arborescence hiérarchique

• Chaque accord est rattaché à une catégorie finale (feuille)

• Les catégories servent de contexte pour l’affichage des champs et l’analyse par l’IA

👉 Exemple : Bail → Bail commercial → Bail commercial France

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Organiser l’information avec les sections

Les sections structurent la fiche synthétique par grandes thématiques.

Elles permettent de :

• regrouper les champs liés entre eux ;

• faciliter la lecture et la compréhension des accords ;

• afficher les informations dans un ordre logique.

👉 Une section n’est visible que si elle contient au moins un champ.

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Définir les données à suivre avec les champs

Les champs correspondent aux données structurées suivies dans les accords (dates, montants, durées, options, etc.).

Pour chaque champ, vous définissez notamment :

• son format (date, texte, nombre, montant…) ;

• les catégories d’accords pour lesquelles il est visible ;

• la section dans laquelle il apparaît ;

• son ordre d’affichage via le poids ;

• des conditions d’affichage, si nécessaire.

👉 Un même champ peut être visible dans plusieurs catégories, ou uniquement dans certaines.

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Ajuster l’ordre d’affichage

L’ordre d’affichage des sections et des champs est contrôlé par leur poids :

• plus le poids est élevé, plus l’élément apparaît haut dans la fiche synthétique ;

• cela permet de mettre en avant les informations les plus importantes.

Résultat

Une fois les catégories, sections et champs configurés, vous obtenez des fiches synthétiques :

• claires et cohérentes ;

• adaptées à chaque type d’accord ;

• prêtes à être exploitées par l’IA, les alertes et les workflows.

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