Ajouter et utiliser les notes internes

Découvrez les notes internes : un pense-bête individuel ou partagé pour retrouver vos notes au bon endroit.

Pourquoi c’est utile pour vous

Fini les post-it éparpillés sur un bureau ou les infos perdues dans des mails : les notes internes de Formality vous permettent de garder le contexte directement au bon endroit.

Vous pouvez partager un rappel avec vos collègues ou conserver une info sensible uniquement pour vous, sans risquer que cela se perde ou se mélange avec la communication externe.

Résultat : tout le monde gagne du temps, évite les doublons et garde une trace claire des points importants.

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Comment ça marche

Une note interne, c’est comme un post-it digital attaché à un document, une entité ou un contrat.

✍️ Contenu

Écrivez jusqu’à 150 caractères pour capturer l’essentiel (ex. : “Contrat à renégocier avant fin Q2”).

👁️ Visibilité

• Publique : tous les utilisateurs ayant accès à l’objet peuvent la voir et la modifier.

• Privée : visible et modifiable uniquement par vous.

Vous pouvez basculer une note de privée à publique en un clic.

📌 Épinglage

• Vous pouvez épingler les notes publiques importantes pour les retrouver directement depuis votre page d’accueil.

• Une note privée que vous rendez publique est automatiquement épinglée.

🎨 Personnalisation

Choisissez parmi 7 couleurs pour organiser vos notes (ex. : jaune pour les urgences, vert pour validé, bleu pour en attente).

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Exemples d’usage

• Asset Manager ↔ Finance : ajouter une note sur un bail pour indiquer “Charges récupérables validées par Finance”, sans multiplier les mails.

• Juridique ↔ Opérations : préciser qu’une clause particulière doit être surveillée avant le renouvellement.

• Individuel : garder une note privée concernant le contact direct d’une contrepartie pour y accéder rapidement.

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Bonnes pratiques

• Utilisez des notes publiques pour partager un point d’attention ou une consigne utile à l’équipe.

• Gardez les notes privées pour vos rappels personnels ou vos brouillons.

• Épinglez vos notes clés pour ne jamais manquer une échéance ou un suivi important.

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👉 Avec les notes internes, vous centralisez les échanges là où ils comptent : directement dans Formality, sans perte d’information ni dépendance aux emails.