Historique & audit trail

La transparence est au cœur de Formality. Pour aider les équipes à garder le contrôle, deux fonctionnalités complémentaires existent : la Piste d’audit et l’Historique des modifications.

🗂️ Piste d’audit (Audit Trail)

La Piste d’audit est une vue globale qui couvre tout l’espace de travail. Elle enregistre tous les changements effectués sur les documents, accords et entités, avec un haut niveau de détail.

Ce que vous y trouvez :

• L’action effectuée (création, suppression, mise à jour d’un document ou d’un champ).

• La personne qui a effectué l’action.

• La date et l’heure exactes.

• La valeur avant et après la modification.

👉 Exemple : suppression d’un contrat, mise à jour d’une date d’émission, changement d’un champ juridique.

Objectif :

Donner une traçabilité complète et opposable de toutes les actions menées dans Formality, utile notamment lors d’un audit externe ou d’un contrôle interne.

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📑 Historique des modifications (dans un Accord)

L’Historique des modifications est disponible directement depuis la fiche d’un Accord. Il vous donne une vision ciblée sur ce contrat uniquement, sans entrer dans le détail des valeurs modifiées.

Ce que vous y trouvez :

• Les actions effectuées sur l’accord (création, mise à jour, ajout/suppression de documents).

• L’utilisateur qui a fait l’action.

• La date et l’heure.

👉 Exemple : mise à jour des documents liés à un contrat de distribution, ajout d’un avenant, création de l’accord.

Objectif :

Permettre de suivre l’évolution d’un Accord dans le temps, sans surcharger les utilisateurs d’informations trop techniques.

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⚖️ Différences clés

	Piste d’audit	Historique des modifications
Portée	Tout l’espace de travail	Un accord en particulier
Niveau de détail	Valeurs avant / après	Actions uniquement
Usage principal	Conformité, audits, traçabilité complète	Suivi opérationnel d’un contrat
Visibilité	Admins uniquement	Admins uniquement

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🚀 En résumé

• Piste d’audit = vision macro et détaillée de toutes les actions, pour assurer conformité et traçabilité.

• Historique = vision micro, centrée sur un Accord, pour suivre simplement son évolution.

Ces deux outils garantissent aux Admins un contrôle total sur l’activité de la plateforme, tout en donnant confiance aux équipes et aux auditeurs.

Ces vues sont accessibles uniquement aux administrateur·rice·s de l’espace de travail.