Automatiser l’extraction des données des accords avec l’IA

Formality utilise l’IA pour analyser automatiquement vos accords et en extraire les informations clés.

Cette automatisation repose entièrement sur la configuration des Propriétés : catégories, champs et paramètres IA. Bien configurées, elles permettent de réduire la saisie manuelle et d’obtenir des données fiables, directement exploitables.

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Pré-requis

Avant d’activer ou d’optimiser l’analyse par l’IA, assurez-vous que :

• vos catégories d’accords sont définies ;

• vos sections et champs sont configurés ;

• vous disposez des droits Admin sur votre workspace.

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Comment l’IA analyse un accord

Lorsqu’un accord est importé ou retraité, l’IA fonctionne en deux étapes :

1. Compréhension du contexte L’IA identifie la catégorie finale de l’accord afin de comprendre de quel type de document il s’agit.

2. Extraction ciblée des données L’IA extrait uniquement les champs visibles pour cette catégorie, en s’appuyant sur leurs paramètres IA.

👉 L’IA suit strictement la structure que vous avez définie : elle n’analyse ni plus, ni moins.

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Configurer un champ pour l’analyse par l’IA

Chaque champ dispose de paramètres dédiés qui permettent d’affiner la qualité de l’extraction.

Libellé IA (optionnel)

• Utilisé par l’IA et l’Assistant

• Rédigé en anglais

• S’il n’est pas renseigné, le libellé standard du champ est utilisé

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Description IA

• Sert de guide principal pour l’extraction

• Rédigée en anglais

• Peut être personnalisée par catégorie

👉 Plus la description est claire, plus l’extraction est fiable.

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Champ capturé par l’IA

L’option « À capturer par l’IA » permet d’indiquer si la valeur du champ doit être extraite automatiquement depuis les documents.

• Activée : la valeur est extraite automatiquement

• Désactivée : la valeur est renseignée manuellement

⚠️ Les champs de type contact et groupe d’utilisateurs ne peuvent pas être extraits par l’IA.

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Sources analysées

Vous pouvez définir où l’IA doit chercher l’information :

• contrat principal ;

• annexes ;

• avenants.

Paramètres complémentaires :

• limiter le nombre de sources analysées ;

• définir un ordre de priorité d’affichage.

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Tester et améliorer l’extraction

Chaque champ peut être testé pour vérifier la qualité de l’extraction.

Si le résultat n’est pas satisfaisant, vous pouvez :

• ajuster le libellé IA ;

• préciser la description IA ;

• modifier les sources analysées.

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Résultat

Une bonne configuration IA permet :

• de réduire la saisie manuelle ;

• d’obtenir des données homogènes ;

• d’améliorer les réponses de l’Assistant ;

• de fiabiliser alertes et workflows.

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