Comment sont gérés les avenants de contrat ?

Formality détecte automatiquement lorsqu’un nouveau document est lié à un contrat existant, afin de garder vos dossiers complets et à jour, sans saisie manuelle.

Fonctionnement

Lorsqu’un document est ajouté dans Formality, la plateforme analyse son contenu et son contexte pour déterminer s’il :

1. Crée un nouvel accord → Si le document n’est rattaché à aucun contrat existant, Formality crée un nouvel accord et renseigne automatiquement les métadonnées principales (parties, dates, type, etc.).

2. Modifie un accord existant → Si Formality détecte qu’il s’agit d’un avenant à un contrat déjà présent dans l’espace de travail, la plateforme :

   • Rattache automatiquement le document à l’accord principal

   • Met à jour les champs impactés par l’avenant (montant, durée, renouvellement, clauses…)

   • Conserve l’historique complet des versions et des valeurs pour assurer la traçabilité

Champs pris en compte

Formality identifie automatiquement les éléments susceptibles d’évoluer, tels que :

• Les durées ou modalités de renouvellement

• Les montants ou formules d’indexation

• Le périmètre du service ou les parties concernées

• Les clauses de conformité, de responsabilité ou de résiliation

Toutes ces informations sont ensuite mises à jour dans la fiche de l’accord pour garantir la fiabilité des alertes et indicateurs.

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Besoin d’aide ?

Si un avenant n’a pas été automatiquement relié :

1. Vérifiez que la référence du contrat figure bien dans les deux documents (nom du contrat, nom des parties, nom du projet, ou tout élément susceptible de relier les deux documents)

2. Si nécessaire, rattachez manuellement l’avenant depuis la fiche de l’accord : Documents attachés → Attacher depuis la banette de documents

Une fois relié, le système mettra automatiquement à jour les champs concernés.