Vérifier et valider les documents importés

Vérifiez les extractions et ajoutez vos documents à la bibliothèque Formality en toute confiance.

Lorsqu’un document est ajouté à votre espace de travail via un téléversement direct ou une intégration (Teams, SharePoint, DocuSign, etc.), il apparaît dans la section Traitement de documents. Chaque fichier indique :

• son nom et le nombre de pages,

• les parties détectées,

• et la source d’import.

• et, si le document provient de l'intégration avec Sharepoint, le chemin d’accès d’origine (ex. 📁 Projets > 📁 Immeuble_Rivoli > 📁 Contrats_locataires)

Ces informations vous aident à identifier le document avant validation.

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Deux options de validation

Formality vous laisse choisir la méthode la plus adaptée à votre flux :

✅ Option 1 - Validation directe

Sélectionnez un ou plusieurs fichiers et cliquez sur :

• Ajouter un accord (ex. Bail, SLA, Contrat fournisseur, etc.) → Les documents sélectionnés sont directement intégrés à la bibliothèque, avec les permissions par défaut de votre workspace. Ils apparaissent immédiatement en haut de la liste des accords.

• Rattacher à un accord existant → Les documents sont ajoutés aux contrats déjà présents, idéal pour les avenants ou annexes.

💡 Cette méthode est idéale lorsque :

• les documents suivent un modèle connu,

• les permissions sont déjà bien configurées,

• vous souhaitez aller vite sans validation manuelle

Le traitement s’effectue en arrière-plan : vous pouvez quitter la page pendant le processus.

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🔍 Option 2 - Revue des extractions

Cliquez sur le nom du document ou sur Afficher pour :

• prévisualiser le PDF,

• examiner les informations extraites automatiquement (dates, parties, montants, clauses clés…).

Vous pouvez corriger les champs avant d’ajouter ou de rattacher le document. Cette étape garantit une extraction fiable pour les fichiers longs ou sensibles.

💡 Cette méthode est recommandée pour :

• les contrats complexes,

• les documents à forte valeur juridique,

• ou lorsque vous voulez vérifier les données extraites des documents avant qu'ils ne soient accessibles dans votre contrathèque et donc trouvables.

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Validation en masse

Les deux actions (validation directe ou revue manuelle) peuvent être réalisées sur plusieurs documents à la fois :

1. Cochez les fichiers souhaités

2. Choisissez l’action (Ajouter, Rattacher, ou Supprimer)

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Cas particulier : nouvelle contrepartie

Si un document contient une partie inconnue (non encore enregistrée dans votre répertoire d’entités), Formality crée automatiquement l’entité correspondante avec les permissions par défaut. Vous pouvez ensuite la renommer ou ajuster ses droits à tout moment.

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En résumé

• Choisissez votre méthode : validation rapide ou revue complète

• Agissez en masse sur plusieurs fichiers

• Ajoutez ou rattachez vos documents en un clic

• Gardez le contrôle sur les entités et les permissions

Formality s’adapte à votre rythme : rapide quand tout est prêt, rigoureux quand il faut vérifier.