Workflows: automatisez vos validations et ne manquez plus aucun renouvellement

Structurez vos processus contractuels, assignez les bonnes équipes et anticipez vos échéances automatiquement.

Les renouvellements oubliés. Les validations perdues dans les emails. Les préavis envoyés trop tard.

Le Studio des workflows transforme vos processus internes en circuits clairs, assignés et traçables. Chaque accord suit un chemin défini. Les équipes savent quoi faire. Legal garde la maîtrise.

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Pourquoi mettre en place des workflows ?

Sans workflow :

• Les décisions circulent par email

• Les échéances dépendent de la mémoire des équipes

• Les obligations post-signature passent à la trappe

• Personne ne sait vraiment “où ça en est”

Avec un workflow :

• Chaque étape est assignée à un groupe précis

• Chaque action a un délai défini

• Les équipes reçoivent des notifications automatiques

• Toutes les validations sont traçables

Vous passez d’un suivi artisanal à un pilotage structuré.

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Ce que vous pouvez configurer

Pour chaque workflow, vous définissez :

• Un nom (ex : Renouvellement client – KAM)

• Les groupes impliqués

• La durée globale

• Les étapes, qui peuvent être :

  • Une validation

  • Une tâche

  • Un commentaire

  • Un champ à compléter

• La durée de chaque étape

Commencez simplement : 2 à 3 étapes suffisent pour couvrir 80 % des cas.

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Exemples de workflows prêts à l’emploi

🔁 Renouvellement client – Équipe KAM

1. Validation commerciale (7 jours) Le groupe KAM confirme le renouvellement et identifie les éventuelles modifications.

2. Exécution juridique (7 jours) Le groupe Legal formalise le renouvellement :

• soit via les clauses existantes,

• soit via un nouveau contrat mis à jour.

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🔁 Renouvellement fournisseur – Équipe Ops

1. Validation opérationnelle (7 jours) L’équipe Ops évalue la pertinence du fournisseur.

2. Exécution juridique (7 jours) Legal finalise et sécurise le contrat renouvelé.

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Comment créer votre premier workflow ?

1. Accédez au Workflow Studio

2. Cliquez sur Créer un workflow

3. Définissez :

   • Le nom

   • Les groupes impliqués

   • Les délais

4. Ajoutez les étapes

5. Associez le workflow à une catégorie d’accord

Astuce : commencez par vos processus les plus sensibles :

• Renouvellements

• Fins de contrats

• Nouveaux fournisseurs

• Revues annuelles

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💡 Bonnes pratiques

• Créez vos groupes avant d’ajouter des accords

• Assignez toujours une responsabilité claire

• Testez sur un accord pilote

• Ajustez après un premier cycle réel

Un workflow n’est pas figé. Il évolue avec votre organisation.

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Tout est connecté

Les workflows interagissent avec :

• Vos Accords

• Vos entités juridiques

• Vos actifs

• Vos permissions

• Les alertes automatiques

Formality ne se contente pas de stocker vos contrats. La plateforme les fait vivre.

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Résultat

• Des validations fluides

• Des renouvellements anticipés

• Une traçabilité complète

• Moins de dépendance à une seule personne

• Legal en contrôle, sans devenir un goulot d’étranglement

Vos contrats ne dorment plus dans un dossier. Ils avancent.

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