Créer une nouvelle Entité gérée

Pour cartographier vos Entités gérées, créez-les depuis votre module dédié.

Seul·e un·e administrateur·rice de l’espace de travail peut créer une nouvelle entité gérée.

Les entités gérées représentent les sociétés juridiques de votre groupe. Elles constituent la base de votre organisation légale dans Formality : contrats, contreparties, événements et gouvernance y sont rattachés, avec une source unique d’informations fiables et à jour (statuts, dirigeants, actionnaires, pouvoirs, etc.).

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Pourquoi configurer une entité gérée ?

Une entité bien configurée permet de :

• rattacher les accords à la bonne structure juridique

• centraliser et fiabiliser les données légales

• automatiser l’usage de ces données dans vos modèles de contrats

💡 Bon à savoir Lorsque vous mettez à jour une information d’entité (capital, siège social, dirigeants…), vos modèles de contrats utilisent immédiatement les dernières données enregistrées, sans modification manuelle côté modèles.

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Étapes pour créer une entité

1

Créez l'entité

Avant de pouvoir gérer une entité, il est nécessaire de la créer dans le Répertoire.

• Accédez au menu Répertoire

• Ajoutez une nouvelle entité avec ses informations de base

  • Nom légal de l’entité (doit correspondre exactement au registre officiel)

Vérifiez que le nom saisi est exact : il servira de clé pour l’extraction automatique des données dans vos contrats

• Pays d'incorporation (pour pouvoir les filtrer)

• Droits (pour définir qui peut voir cette entité)

Cette entité pourra ensuite être convertie en entité gérée.

2

Accédez à la gestion des entités

Depuis le menu Répertoire, ouvrez l’onglet Gestion des Entités

3

Convertir l’entité en entité gérée

• Cliquez sur « Nouvelle entité gérée » (en haut à droite)

• Sélectionnez l’entité à convertir

4

Renseignez les informations de base

• Cliquez sur les trois points verticaux (actions) de l’entité à modifier

• Sélectionnez Modifier

Renseignez les champs correspondant aux informations utiles à vos équipes pour contractualiser :

• Nom légal (strictement conforme au registre officiel)

• Numéro d’immatriculation / SIREN / VAT

• Siège social

• Forme juridique (SAS, SARL, SA, etc.)

👉 Ces informations sont utilisées comme références dans vos contrats et modèles.

5

Ajoutez les documents essentiels

Cliquez sur l'Entité choisie. Importez le KBIS, les statuts ou tout autre document clé.

Besoin d'ajouter des champs personnalisés ou documents spécifiques ? Découvrez le Studio des Entités

6

Enregistrez l’entité

Une fois enregistrée :

• l’entité apparaît dans votre cartographie juridique

• elle peut être liée à ses contrats, dirigeants et filiales

• ses données deviennent exploitables dans les workflows et les modèles de contrats

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Bonnes pratiques

• Centralisez dès le départ les documents récurrents pour éviter les doublons

• Maintenez les informations légales à jour pour garantir :

  • des contrats fiables

  • une conformité continue

  • zéro mise à jour manuelle des modèles

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👉 Une fois l’entité créée, vous pourrez :

• rattacher des accords à cette entité,

• définir ses liens capitalistiques (filiales, maison-mère),

• et suivre ses obligations juridiques (renouvellements, dépôts, pouvoirs)