# Bonnes pratiques avec l'Assistant

### Introduction

Vous gérez au quotidien une grande quantité de contrats et de documents réglementaires (baux, concessions, certificats, KBIS…). L’Assistant de Formality vous permet de **poser vos questions en langage naturel** et d’obtenir rapidement des réponses à partir des documents stockés dans votre espace de travail, sans avoir à tout relire.

➡️ Résultat : vous gagnez du temps et gardez le contrôle sur vos actifs et obligations.

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### Comment obtenir des réponses fiables

1. **Soyez précis dans vos questions**\
   Plus votre requête est claire, plus l’Assistant trouve vite l’information.

<table><thead><tr><th width="235.25">❌ Exemple vague</th><th>✅ Exemple précis</th></tr></thead><tbody><tr><td>« Bail »</td><td>« Montre-moi le bail commercial signé en <strong>2022 pour l’immeuble Rivoli</strong> »</td></tr><tr><td>« Contrat fournisseur »</td><td>« Donne-moi le contrat de <strong>maintenance ascenseurs</strong> signé avec <strong>Otis en 2023</strong> »</td></tr><tr><td>« Concession »</td><td>« Quelle est la durée de la concession attribuée à <strong>Vinci</strong> pour le <strong>parking de Lyon</strong> ? »</td></tr><tr><td>« Assurance »</td><td>« Trouve-moi le dernier <strong>certificat d’assurance incendie</strong> de la <strong>tour Horizon</strong> »</td></tr><tr><td>« KBIS »</td><td>« Montre-moi l’extrait <strong>KBIS</strong> de notre filiale gestionnaire du <strong>centre commercial Alpha</strong> »</td></tr></tbody></table>

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2. **Ouvrez un nouveau fil de discussion quand vous changez de sujet**\
   Exemple : si vous passez d’un **bail commercial** à une **concession d’infrastructure**, créez une nouvelle conversation pour que l’Assistant reste concentré sur le bon périmètre.

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3. **Vérifiez que l’Assistant lit bien le document**\
   Une bonne réponse commence par :

   > *« Based on your question, I am now reviewing the document… »*

   Sinon, reformulez en citant le document précis :

   > « Dans le document *Contrat de maintenance – Immeuble Rivoli*, quelle est la durée initiale ? »

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4. **Reformulez si la réponse est vague**\
   Si la réponse ne vous satisfait pas, reposez la question en ajoutant du contexte (nom de l'actif, contrepartie, année de signature, type de contrat...).

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### Limites actuelles

L’Assistant ne peut pas encore comparer plusieurs documents dans une seule question (ex. : **mettre en parallèle deux baux commerciaux** ou **comparer deux contrats de maintenance énergétique**). Cette évolution est prévue. 🚀 Suivez nos nouveautés pour être à jour sur nos dernières évolutions !

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👉 En posant vos questions de manière précise et ciblée, vous exploitez tout le potentiel de l’Assistant Q\&A pour piloter vos actifs immobiliers et infrastructures, sans perdre de temps dans vos dossiers.
